POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

1.OBJETIVO.

El presente documento describe las actividades para la recolección y tratamiento de datos personales según las disposiciones de la ley y que permita salvaguardar los datos privados, semiprivados y sensibles de sus titulares, empleados o archivos de propiedad de BENTOCOL.

2.ALCANCE Y RESPONSABLES.

Este documento aplica a los datos personales de los clientes, proveedores, distribuidores, empleados y en general de toda persona natural titular que aparecen registrados en las bases de datos de BENTOCOL o cuyo tratamiento ha sido encargado a BENTOCOL y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refieren los artículos 15 (derecho a la intimidad) y 20 (derecho a la información) de la Constitución Política de Colombia.

El presente documento aplica al tratamiento de datos personales efectuado en territorio colombiano o cuando al responsable o encargado del Tratamiento no establecido en territorio nacional le sea aplicable la legislación Colombiana en virtud de normas y tratados internacionales.

3.TERMINOS Y DEFINICIONES.

BENTOCOL: Sigla que se refiere a la marca e imagen de la organización BENTONITAS COLOMBIANAS S.A.S.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el BENTOCOL, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Se refiere al Jefe de Gestión Calidad y Humana, que por sí mismo o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Contadora y/o Jefe de Gestión Calidad y Humana empleado(s) de BENTONITAS COLOMBIANAS S.A.S; quien(es) decide(n) sobre las bases de datos y el tratamiento de datos personales.

Titular: Para los efectos de la presente política, se entenderán titulares de los datos personales, los clientes, proveedores, distribuidores, empleados y en general, toda persona natural titular de los datos personales que aparecen registrados en las bases de datos de BENTOCOL. En el caso de los menores de edad (niños, niñas y adolescentes), sus representantes legales tendrán la facultad de autorizar o no el tratamiento de sus datos personales. En el tratamiento de estos datos, se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores como la privacidad y protección de la información personal. Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

4.CONDICIONES GENERALES.

Estas políticas de tratamiento de datos personales se fundamentan en la legislación nacional vigente contenida en la Ley 1266 de 2008, la Ley Estatutaria 1581 de 2012 en su Decreto Reglamentario 1377 de 27 de Junio de 2013 y lo consignado en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.

5.CONTENIDO.

6.1.NOMBRE Y IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA.

BENTOCOL. identificada con Nit 821.001.379-9, domiciliada en la carrera 32 A No. 24-72 de la ciudad de Tuluá - Valle del Cauca, con el objeto de dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, se permite informar a sus clientes, contratistas, proveedores y empleados, tanto actuales como anteriores, que por la relación comercial y contractual que existe o existió con ellos, la empresa ha implementado una POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN, que describe el manejo y gestión de los datos personales y las bases de datos, de la siguiente manera.

6.2.DERECHOS QUE LE ASISTEN COMO TITULAR DE LA INFORMACIÓN.

Conforme lo establece la Ley 1584 de 2012, a continuación, se encuentran los derechos que le asisten como titular de la información en el tratamiento de datos personales:

Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a BENTOCOL en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a BENTOCOL para el tratamiento de datos, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento (Contadora y/o Jefe de Gestión Calidad y Humana), previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. Previo trámite de consulta o requerimiento ante BENTOCOL.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado (Contadora o Jefe de Gestión Calidad y Humana) han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Estos derechos podrán ser ejercidos por:

El titular, quien debe acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición BENTOCOL.
Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apodera-miento.
Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado o agente oficioso, siempre que pruebe, por lo menos sumariamente, su interés jurídicamente tutelable.

6.3.TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES ALMACENADOS EN LAS BASES DE DATOS.

BENTOCOL puede usar los datos personales de sus clientes, contratistas, proveedores y empleados para los siguientes fines específicos, según sea al caso:

6.3.1.Empleados.

Enviar información que se derive del contrato laboral, tales como los desprendibles de nómina y certificados de ingresos y retenciones entre otros.
Suministrar la información de contacto.
Realizar estudios con fines estadísticos, para el análisis e implementación de programas de medicina preventiva, sistema de vigilancia epidemiológica y todos aquellos contenidos en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo enfocados en la prevención de accidentes de trabajo y enfermedad laboral.
Dar a conocer su información personal y la de los miembros que conforman su grupo familiar a terceros, tales como entidades del sistema de seguridad social y parafiscales, bancos y entidades de control que así lo requieran.
Dar referencias laborales a pesar de que no se encuentre vigente el contrato laboral.
Acceder y consultar los datos personales que reposen o estén contenidos en bases de datos o archivos de cualquier entidad privada o pública.

Promover actividades de integración dentro de los trabajadores de la compañía y los miembros de su grupo familiar a que haya lugar según su edad.
Dar a conocer su información personal a otras entidades, tales como bancos, cajas de compensación, notarias, empresas de servicios públicos, fiduciarias, entidades de control y del gremio que así lo requieran.
Crear bases de datos para los fines descritos en esta autorización.

6.3.2.Clientes.

Enviar información relacionada con los productos y servicios que ofrece directamente la compañía o donde la misma tenga alguna participación.

Suministrar la información de contacto y documentos pertinentes al área comercial de la compañía para efectuar las gestiones necesarias para el desarrollo y cumplimiento de cualquier negocio que exista entre las partes respecto de los productos y servicios que ofrece la empresa, que haya o no adquirido.
Realizar estudios con fines estadísticos, análisis de riesgos y de conocimiento de clientes y tramitar solicitudes, quejas y reclamos.
Acceder y consultar sus datos personales que reposen o estén contenidos en bases de datos o archivos de cualquier entidad privada o pública.
Crear bases de datos para los fines descritos en esta autorización.

6.3.3.Proveedores.

Enviar información relacionada con órdenes de compra y pagos realizados al proveedor.
Realizar estudios con fines estadísticos y tramitar solicitudes, quejas y reclamos.
Dar referencias comerciales a pesar de que no se encuentre vigente la relación comercial.
Crear bases de datos para los fines descritos en esta autorización.

6.3.4.Contratistas.

Enviar información relacionada con campañas de seguridad social realizadas por la compañía.
Realizar estudios con fines estadísticos y tramitar solicitudes, quejas y reclamos.
Acceder y consultar sus datos personales que reposen o estén contenidos en bases de datos o archivos de cualquier entidad privada o pública.
Dar referencias comerciales a pesar de que no se encuentre vigente la relación comercial.
Crear bases de datos para los fines descritos en esta autorización

6.4.REQUERIMIENTO, CONSULTA, QUEJA Y/O RECLAMO RELACIONADO CON LOS DATOS PERSONALES ALMACENADOS EN LAS BASES DE DATOS.

Con el propósito de que sus clientes, contratistas, proveedores y empleados puedan ejercer sus derechos como Titulares de la información, dentro de los cuales se resalta especialmente el de conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de sus datos personales, BENTOCOL. ha puesto a su disposición el correo electrónico proteccion.datos@bentocol.com para la atención de requerimientos relacionados con el tratamiento de sus datos personales, así como su página web www.bentocol.com.co donde puede consultar las políticas para el tratamiento de la información personal de la empresa.

Los titulares de la información o sus causahabientes pueden realizar estos requerimientos teniendo en cuenta:

En el requerimiento se debe especificar:
- El nombre completo y apellidos del titular de la información
- Número de identificación
- Dirección física
- Correo electrónico
- Teléfono de contacto
- Motivo del requerimiento.

Nota. En el caso en el cual sea su causahabiente quien formule la solicitud, el mismo debe certificar su calidad conforme lo dispuesto en la ley.

El requerimiento se debe enviar a la Variante doble calzada antes del puente rio Bugalagrande, Ruta 25N. Bugalagrande –Valle del Cauca - Colombia o al correo electrónico proteccion.datos@bentocol.com.

Cuando se trate de una consulta, la misma será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, BENTOCOL informa al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Cuando se trate de una corrección, actualización o supresión, o cuando el Titular de la Información advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo teniendo en cuenta que el mismo debe contar con la información descrita en el primer punto y de considerarlo necesario podrá ir acompañado de los documentos de que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

6.5.DECLARACIÓN DE LAS PARTES.

Mediante la autorización que diligencia el titular de la información para el tratamiento de sus datos personales, da su consentimiento de manera voluntaria, explicita, inequívoca e informada a BENTOCOL para el tratamiento de sus datos personales con la finalidad principal de almacenarlos en las bases de datos de la compañía y archivos que la empresa disponga y hacer uso de ellos en desarrollo su relación contractual. Así mismo, las partes conocen que:

El ingreso de su información personal lo realizan de manera voluntaria, entendiendo que esta información permanece de manera segura en los archivos y bases de datos de la empresa BENTOCOL.
BENTOCOL utiliza la información personal que le sea entregada para los fines aquí descritos, según sea el caso.
El Titular de la información o sus causahabientes pueden formular requerimientos mediante documento escrito enviado a la Variante doble calzada antes del puente rio Bugalagrande, Ruta 25N. Bugalagrande –Valle del Cauca - Colombia, o a través del correo proteccion.datos@bentocol.com.
En cualquier momento los Titulares de la información o sus causahabientes tienen el derecho a conocer que tratamiento se le están dando a sus datos personales.
Que los Titulares de la información pueden responder voluntariamente preguntas que eventualmente le sean hechas sobre datos sensibles, entendiéndose por estos aquellos que afecten su intimidad o cuyo uso indebido pueda generar discriminación, al igual que los datos de menores de edad, los cuales son tratados respetando sus derechos fundamentales e intereses superiores.
BENTOCOL se compromete a dar cumplimiento con la ley de protección de datos y gestiona todos recursos necesarios de ámbito organizacional, técnico administrativo y de seguridad para garantizar lo establecido en la ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento, será comunicado oportunamente a los Titulares de la información mediante la publicación en nuestra página web www.bentocol.com.
De no firmarse “Aviso de privacidad y autorización expresa para el tratamiento de datos personales”, la organización BENTOCOL S.A.S. ha definido otras medidas de autorización inequívocas tales como: Avisos de privacidad en la página web; autorizaciones de confirmaciones de lectura a las firmas de correos electrónicos; avisos de privacidad y autorización de uso de datos personales en las “Ordenes de Compra” y “Registro de Clientes”. Si no se recibe manifestación alguna se podrá continuar con el tratamiento de la información personal para las mismas o similares finalidades del que ha sido objeto desde su recolección. Lo anterior no impedirá que los titulares en cualquier momento y conforme a la ley, puedan ejercer sus derechos de conocimiento, acceso, rectificación, actualización, revocatoria y supresión de sus datos personales.

6.6.MEDIDAS DE SEGURIDAD APLICADAS AL TRATAMIENTO DE LAS BASES DE DATOS.

Se protege la información mediante los siguientes mecanismos que permiten conservan su confidencialidad, integridad y disponibilidad:

Protección de acceso a los datos mediante contraseñas y roles de diferentes niveles de autoridad.
Rastreo de todas las actividades realizadas con las plataformas y sus datos
Procedimientos de recuperación
Almacenamiento cifrado de las copias de respaldo.
Cifrado y protección por contraseña de los computadores desde los que se realiza la manipulación de los datos.
Otros mecanismos específicos dados en el “Instructivo de copias de seguridad”.

6.7.REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS.

Es el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el país, y será de libre consulta para los ciudadanos. BENTOCOL está obligado a realizar el registro de sus bases de datos ante la autoridad administrativa competente, en el tiempo y lugar que ésta establezca.